MAS Království Jestřebí hory

Proběhlo školení k elektronické spisové službě

Publikováno: Út 26.11.2024

Region: Jestřebí hory, Podkrkonoší

Školská zařízení se mohla seznámit elektronickou spisovou službou

Ve čtvrtek 21. 11. 2024 se v Kulturním době v Havlovicích setkali zástupci škol a školek z území Místní akční skupiny Království – Jestřebí hory, o.p.s. na školení k elektronické spisové službě, které vedl pan Filip Šikola z firmy Galileo Corporation s.r.o. Ta se spisovou službou dlouhodobě zabývá a s MAS spolupracuje.

Povinnost mít zřízenou elektronickou spisovou službu mají školy a obce ze zákona k 1. 1. 2027. Jedinou výjimkou v organizacích, které nemusejí mít tuto elektronickou spisovou službu zřízenou, jsou mateřské školy, pokud fungují jako samostatný subjekt s vlastním IČ.

Filip Šikola na začátku školení představil povinnosti vyplývající ze zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Ukázal nesporné výhody vedení elektronické spisové služby, která výrazně urychluje komunikaci s příslušným archivem nebo pro skartační řízení a zároveň umožňuje vzdálený přístup, který je kanálem, přes který spisovou službu školy využívají. Prakticky ukázal zpracování dokumentu v jejich elektronické spisové aplikaci. Ta funguje v běžném webovém prohlížeči. „Tady pak odpadá složitá instalace aplikace do počítačů zákazníka, protože vše funguje prostřednictvím cloudu a může se do něm odkudkoliv. Naše elektronická spisová služba umožňuje velmi jednoduše na pár kliků propojit elektronický dokument zaslaný například přes datovou schránkou a fyzický dokument zaslaný poštou, který díky nahrání do naší aplikace může mít stejnou právní váhu jako by byl zaslán přes datovku,“ vyzdvihl výhody elektronické spisové služby Šikola.

Účastníky informoval, co by subjekty měly udělat před zavedením elektronické spisové služby a zároveň na co si dát pozor při jejím pořizování. Také poradil pár triků, jak si organizace můžou zavedení povinné elektronické spisové služby co nejvíce ulehčit. Na konci setkání byl prostor na dotazy, kde se školitel podělil o zkušenosti z praxe. Zmínil, že jakkoliv se na začátku zavedení elektronické spisové služby může zdát složité, ve skutečnosti tomu tak není a po spuštění je velkým pomocníkem, který šetří čas a práci. Podívejte se na fotky z akce a prezentace ze školení (Legislativa okolo spisové služby; Životní cyklus dokumentu ve spisové službě; Chyby, triky a dotazy).

Markéta Demešová
MAS Království - Jestřebí hory, o.p.s.